Entenda as normas ISO de forma simples

As normas ISO são normas técnicas e não muito simples de entender e interpretar. São diversos requisitos com detalhes técnicos, mas que seguem uma lógica muito interessante no formato PDCA.

Mapa Mental das normas ISO: Elaborado por Kauê Beluzzo

De forma geral, os requisitos 1 a 3 descrevem a norma com seu escopo, referências e definições, e o PDCA inicia a partir do requisito 4 conforme a imagem.

As normas 9001, 14001 e 45001 em especial possuem uma estrutura muito semelhante: os requisitos 4, a 10 são basicamente os mesmos com diferença no 5.4 (Consulta e participação) para a 45001, e alguns detalhes da seção 8 (como por exemplo a preparação e resposta a emergências no 8.2).

Veja que no mapa mental, os tópicos em azul representam os requisitos que são semelhantes entre as três normais, e os dois requisitos citados acima estão em cor amarela.

Assim como qualquer processo, ou mesmo projeto PDCA, é importantíssimo que você invista muito no PLANEJAMENTO. Os requisitos 4 a 6 focam basicamente no planejamento:

E veja como está tudo conectado!

O entendimento do contexto atual - seja utilizando a matriz SWOT pra isso, PESTEL ou qualquer outro - é o primeiro (4.1). Entenda quais são os fatores que impactam a sua organização, sejam internos ou externos.

Seguido das partes interessadas - quem são os stakeholders envolvidos e como são impactados ou impactam na organização e no processo (incluindo não só os stakeholders externos, mas também os internos - não esqueça deles) - 4.2.

 Na sequência vem o escopo do sistema de gestão e os processos (até onde se limita o seu sistema de gestão no 4.3, e quais processos existem no 4.4).

Ou seja - todo esse primeiro bloco descreve a situação atual do seu processo ou organização - as fraquezas, forças, ameaças, quem impacta, quais são os processos. É normalmente por onde você começa sua organização, ou deveria começar.

Na sequência vem o quanto a liderança conhece do sistema de gestão (5.1), a política, ou seja, quais as diretrizes que definem o sistema de gestão (5.2) e quais os papéis das pessoas envolvidas (5.3).

Ainda no planejamento, Veja que DEPOIS que você tem todo o entendimento da organização nos blocos 4 e 5, o bloco 6 inicia com a análise DOS RISCOS:

Sejam riscos mais estratégicos do teu negócio usando o ERM (Enterprise Risk Management), ou os riscos de processo e mais operacionais (Job Satefy Analysis, HAZOP, LOPA, entre outros.

(E aqui já estamos falando tanto dos riscos de qualidade, ambiente e segurança, contemplando o requisito 6.1 das normas 9k, 14 e 45.

 No 6.2 vêm os objetivos e metas - então depois de entender todo o contexto de mercado, processos, política, estratégia da empresa, riscos e oportunidades para o negócio, aí sim construímos quais são os objetivos a curto, médio e longo prazo.

A seção 6 então finaliza com planejamento de mudanças - é importante não só falarmos de mudanças de processos, equipamentos, mas também de mudanças organizacionais e mudança de cultura (MOOC - Management of Organizational Change): um dos maiores diferenciais competitivos na transformação das organizações.

Veja o tamanho e o esforço tomado no PLANEJAMENTO! Até aqui falamos apenas sobre isso, e agora, a partir do bloco 7 que começamos a EXECUÇÃO (DO) no PDCA.

Quais são recursos - humanos, Infraestrutura, medição (7.1), quais as COMPETENCIAS necessárias pra executar (tanto as competências que são mandatórias por lei quanto as adicionais, onde a ISO descreve como "conscientização"), muito bem detalhadas nos requisitos 7.2 e 7.3.

Como comunicar isso com toda a organização (garantir que haja um processo bem estruturado para comunicar o quê, quando e como, afinal vivemos em uma era onde nosso cérebro recebe 70Gb de informação por dia segundo a universidade nacional de Atenas - a informação que se publica em um jornal famoso como o NYT tem mais conteúdo do que uma pessoa comum recebia em sua vida inteira no século XV - é necessário priorizar. Por fim, como documentar tudo isso? No 7.5 há direcionamentos de como reter e manter documentos.

Ainda na execução (DO), no bloco 8, as normas entram em detalhes de qualquer tipo de operação:

Como fazer controle operacional (8.1), quais os requisitos de produtos e serviços que são essenciais na rotina de operações (8.2), como se preparar para respostas a emergências (no caso específico da norma 45001); Se a organização possui uma área de pesquisa e desenvolvimento existe o 8.3 só pra isso com diretrizes específicas;

Se você você possui parceiros que prestam serviços ou oferecem produtos há necessidade de fazer uma gestão destas contratadas para garantir conformidade nos requisitos mas principalmente a qualidade, segurança e saúde, isso é detalhado no 8.4 e 8.5.

Para liberação de produtos e serviços, regras de conformidade e processos para tratativa destes desvios, os requisitos 8.6 e 8.7 detalham (mais focado na norma 9001).

Toda parte operacional está contida no bloco 8, finalizando o "DO" no PDCA.

 Imagine você sair andando numa floresta sem bússola ou numa cidade que não conhece sem GPS. Sem o check você certamente vai se perder.

Chegamos na seção 9, que faz parte do check,(e lembrando que quando o PDCA foi criado não se existia o check - isso foi criado ao longo do tempo e incorporado pela necessidade).

Aqui temos monitoramento, análise e medição - tópico essencial no acompanhamento dos resultados (9.1), seguido de auditoria (essa, focada mais no sistema de gestão em si, se os requisitos da norma estão sendo cumpridos) e análise crítica do processo - o 9.3 detalha de forma clara quais são os tópicos mais relevantes a serem acompanhados, seja em uma reunião de resultados pela alta direção ou uma reunião de análise crítica feita periodicamente. É o check que te ajuda a entender se o teu sistema está rodando, se os produtos estão conforme, indicadores estão conforme, processos estão rodando conforme planejado.

Por fim, entra a melhoria contínua - um sistema de gestão integrado que melhora continuamente seus processos (10.1), um processo que entende as não conformidades do sistema, analisa a causa raíz dos problemas para que não haja recorrência (10.2) e um processo estruturado em PDCA para garantir a eficácia dos processos (10.3), fechando o "A" do PDCA.

No canto superior direito você pode visualizar o símbolo de uma espiral ascendente - porque por mais que muitos conhecem o PDCA como um ciclo, ele é mais que isso. Pois um ciclo ou "loop" sempre retorna ao mesmo ponto, mas aqui nós temos que melhorar continuamente, então será uma espiral infinita e ascendente.

Aproveite este momento de insights para colocar em prática! Entre em contato conosco para uma parceria personalizada, garantindo que as normas sejam implantadas de forma estruturada, incorporando à rotina (para não ser mais uma coisa a se fazer na rotina e sobrecarregar a equipe) e garantindo resultados excepcionais!